Objawy, że zeszyt przestał wystarczać
Nie chodzi o liczbę klientów, tylko o liczbę miejsc, w których ta sama informacja bywa zapisana. Poniższe zdania słyszymy niemal zawsze, zanim ktoś decyduje się na system.
- „Ktoś dzwonił w zeszłym tygodniu, ale nie pamiętam w jakiej sprawie"
- „Wysłaliśmy ofertę i nie wiadomo, czy ktoś się odezwał"
- „Ten sam klient dostał dwie różne wyceny od dwóch osób"
- „Nie wiem, ile zapytań przyszło w zeszłym miesiącu"
- „Dane klienta przepisujemy ręcznie do oferty, umowy i faktury"
Co system naprawdę zmienia
Po pierwsze: żadne zapytanie nie znika. Każde ma właściciela i termin, a nieodebrane wraca na wierzch zamiast rozpłynąć się w skrzynce.
Po drugie: dokumenty przestają powstawać przez przepisywanie. Oferta, umowa i faktura biorą dane, które już są w systemie, więc nie ma jak się pomylić w numerze ani w kwocie.
Po trzecie, i to najważniejsze przy reklamie: przy każdym kontakcie zostaje zapisane, skąd przyszedł. Bez tego nie da się powiedzieć, która kampania przyniosła klienta, a decyzje o budżecie podejmuje się na wyczucie.
Czego system nie naprawi
Nie sprawi, że ktoś zacznie oddzwaniać. Jeśli zapytania giną, bo nie ma komu ich obsłużyć, system pokaże to czarno na białym, ale problemu nie rozwiąże.
Nie zastąpi też ustalenia, jak wygląda wasza sprzedaż. Wdrożenie, które zaczyna się od pytania „co klikamy", a nie od „jak to u nas przebiega", kończy się drogim spisem kontaktów.
Wdrożenie: mniej naraz znaczy szybciej
Firmy, u których to się udaje, zaczynają od jednej rzeczy — zwykle od zapytań — i dokładają resztę, gdy pierwsza część weszła w nawyk. Włączenie wszystkiego naraz kończy się powrotem do zeszytu w trzecim tygodniu.
Dlatego w naszym systemie moduły włącza się osobno. Warsztat nie ogląda modułu architekta, a biuro projektowe nie ogląda protokołów serwisowych.
Skąd u agencji reklamowej własny system
Stąd, że bez niego nie umielibyśmy uczciwie rozliczyć się z kampanii. Panel reklamowy kończy się na kliknięciu, a to, czy ktoś zadzwonił i czy podpisaliście umowę, dzieje się już poza nim.
Pisząc system sami, możemy wpiąć w niego reklamę tak głęboko, jak trzeba, i nie czekać na niczyj harmonogram wydań. Nasi klienci dostają dzięki temu raport, który zaczyna się od liczby zapytań, a nie od wyświetleń.